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審核

你會學到

審核 對帳單，為付款做準備。

「審核」指的是具有審核權限的人員，通過或駁回「申請 OwlPay 付款的訂單 (即對帳單)」。

前提條件
  1. 您擁有通過/拒絕對帳單的權限
  2. 訂單已經申請對帳

如何檢視「待審核」對帳單​

在審核頁面中，只會顯示可供審核的訂單。您必須先在 對帳 申請訂單對帳後，才能在此頁面看到需要審核的對帳單。

在此頁面中，您可以查看所有可供審核的對帳單。可檢視的欄位如下方。

  • 狀態： 對帳單的審核狀態，詳細說明請參考 訂單審核狀態說明
  • 總金額： 對帳單的交易總金額
  • 對帳單號： 對帳單的序號
  • 供應商 / 自訂 ID： 此筆訂單的 "供應商名稱" 與 "自訂 ID"
  • 備註： 審核時的備註文字
  • 審核進度： 對帳單的審核進度，詳細說明請看下方的「審核進度說明」
  • 收據： 供應商上傳的收據檔案

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您可以透過「篩選」功能，調整想要檢視的對帳單 ; 點擊「匯出報表」可以將所有的對帳單資訊以 .csv 匯出到您的電腦中。

如何檢視「審核中」對帳單​

當您進入到一筆對帳單的審核頁面時，會看到 3 大區塊：

  • 審核進度
  • 訂單總金額
  • 審核訂單
備註

以下圖中的名稱與金額僅用於演示，不涉及真實交易。

審核進度區塊​

顯示對帳單的審核概況，您可以在這裡快速瀏覽有幾筆訂單需要審核、審核歷史紀錄...等。功能說明如下：

  • 歷程紀錄： 顯示此筆對帳單的審核紀錄，包含確認/提出修改需求的角色、時間點、訂單、留言。
  • 待審核： 顯示此筆對帳單需要審核的訂單數量。
  • 標記通過/標記駁回： 顯示目前審核已通過/已駁回的訂單數量。
  • 審核人： 顯示有哪些角色擁有審核的權限，您可以聯繫 OwlPay 業務窗口來變更此設定。
  • 完成審核： 當所有的訂單都被「標記通過」時，擁有完成審核權利的角色可以點擊「完成審核」。

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訂單總金額區塊​

顯示此筆對帳單中所有訂單的加總金額狀況，包括：

  • 銷售額總計： 所有訂單的銷售額加總
  • 應稅金額： 所有訂單的應稅金額加總
  • 額外費用： 所有訂單的額外費用加總
  • 總計： 銷售額總計、應稅金額、額外費用的加總

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審核訂單區塊​

顯示待審核訂單的詳細資訊，可分成三個小區塊：

  • 訂單清單
  • 審核狀態
  • 訂單明細

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A. 訂單清單

顯示需要審核的訂單概況，欄位包含訂單總額、訂單序號和審核狀態。

在審核狀態欄位中，共有 3 種顏色的狀態框：

  • 橘色： 顯示需修改項目的數量
  • 灰色： 顯示等待驗收的項目數量
  • 藍色： 顯示已確認此筆訂單的人數

當您被系統通知需要修改項目或驗收時，該筆訂單前方會顯示橘色小三角形。

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B. 審核狀態

顯示此筆訂單目前的審核狀況，包含「發起需修正的角色」與「您需要採取的動作」。說明如下：

  • 發起需修正的角色： 當某人員發起「需修正」指示給其他人員時，對應的 icon 會顯示發起需修正的意見數量。以下圖為例，代表「業務後勤人員」發起需修正的項目數量為 1 項。

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  • 您需要採取的動作： 顯示此訂單需要採取的行動，以下圖為例，代表此筆訂單需要驗收的項目數量為 1 項。

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點擊「查看」，可以看到需要採取動作的詳細說明。

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C. 訂單明細

顯示此筆訂單的詳細資訊，包含訂單總金額、交易內容...等。

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如何審核對帳單​

您有 2 種方式可以審核對帳訂單：

  1. 一鍵審核
  2. 逐單審核
備註

在審核頁面中，「審核通過的對帳單」會出現在 付款 頁面 ; 「審核駁回的訂單」則會返回至 對帳 頁面。

方式 1. 一鍵審核​

若要一鍵審核對帳單申請，按照下列步驟：

1. 在管理審核頁面勾選對帳單​

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2. 點擊「通過並完成」​

review_complete_button_click

3. 點擊「通過」，即可完成審核​

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您可以在 "申請對帳內容確認" 中輸入備註，方便後續審核人員注意需留意的事項。若您想要在 1 筆以上的訂單加上備註，可勾選 "備註全部對帳單申請 "並輸入文字，就可以一次在多筆訂單中加上相同備註囉！

請留意

這種方式僅能 "全數通過" 對帳單，若您需要 "駁回" 對帳單請參考 逐單審核。

方式 2. 逐單審核​

點擊「對帳單號」欄位的號碼，進入到特定對帳單頁面後開始進行審核。

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審核共有 4 步驟：

  1. 點擊欲審核的對帳單
  2. 討論審核細節 (參考 多方審核流程)
  3. 按下「通過/駁回」所選對帳單
  4. 按下「完成審核」
請留意
  • 上方的第 3、4 步驟，須由具有「確認審核」權限者執行
  • 關於權限說明，請參考 OwlPay 角色種類與操作權限
  • 若需要調整公司、供應商的角色權限，請聯繫您的 OwlPay 業務窗口。

審核介面將依據您在 OwlPay 上的身份，而有些微不同的顯示畫面。主要分成 2 種：

a.若您的身份「不具有」審核對帳單的權利

當您點擊任一筆訂單時，「審核訂單」標題下方會出現「通過」與「需修正」。

b.若您的身份「具有」審核對帳單的權利

當您點擊任一筆訂單時，畫面下方會出現「標記通過」與「標記駁回」。

  • 若您點擊「標記通過」：即使該訂單存有「需修改」的警示，該訂單仍然會被標記通過。
  • 若您點擊「標記駁回」：即使該訂單存有「需修改」的警示，該訂單仍然會被標記駁回。

review_details_button_click

當所有的訂單都審核完畢後 (都有「通過」或「駁回」的狀態)，即可按下「完成審核」。

review_details_completeButton_click

當對帳單完成審核後，將依據審核狀態移動到不同頁面。

  • 若訂單被 "通過" ，則會移動到 付款
  • 若訂單被 "駁回" ，則會移動到 對帳 。

您可以在 訂單 頁面上看到對帳單的審核狀態。

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實際案例​

步驟 1. 開始審核​

現在假設您的角色為公司 "業務後勤人員"，當您點擊任一筆訂單時，審核訂單標題下方會出現「確認」與「需修改」。

1-1. 若您點擊「確認」​

表示您確認過此筆訂單的內容無誤，同意該訂單申請對帳。

畫面上會顯示目前已同意此筆訂單內容的角色數量。例如下方代表有 1 種角色已同意此筆訂單內容，該角色為 "業務後勤人員" (藍色勾勾)。

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若所有審核角色均點擊「確認」，到 步驟 3。

1-2. 若您點擊「需修改」​

表示您對此筆訂單的內容有疑問，需要請其他角色修改。

點擊「需修改」會彈跳出需修改原因的視窗，您可以在此指定要請哪一種角色修改與確認訂單，並可以在備註欄中打上需要修改的原因。

接著到 步驟 2。

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步驟 2. 多方討論​

2-1. 提出修改建議​

您可以指定多位角色進行修改與確認，點擊「新增原因」可增加修改對象與備註欄。

下圖範例為 "業務後勤人員 (您)" 對財務人員和管理人員提出需修改指示。

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假設您提出了 3 項需修改的項目給其他人員，送出「需修改原因」後，此時畫面上會有 3 處產生變化。

1. 「需修改項目」顯示需修改項目的數量提示為 3

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2. 「審核狀態」顯示對應角色需修改的意見數量

例如下方的圖示代表「業務後勤人員 (您) 」提出需修改的項目數量為 3。

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請留意

icon 上的數字表示該角色提出的「需修改」數量 ; 若有其他角色 (例如供應商) 提出「需修改」指示，該角色的 icon 也會顯示「需修改」數量。

3. 「審核狀態」顯示需修改、待驗收、完成修改的數量

需修改的意見數量也會顯示在下方的「需修改」框線格內。

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請留意

不論您在 OwlPay 的角色 為何，看到此筆訂單的變化均是相同的。以上方的例子來說，所有角色均會看到「需修改」項目數量為 3。

2-2. 回覆修改建議​

收到「需修改」請求的角色，可按照以下 2 步驟修改訂單與回覆:

  1. 修正訂單： 收到「需修改」通知的角色，可依據修改需求調整訂單，在 訂單 中按下「編輯訂單」進行修正。

  2. 通知驗收： 修正完畢後，可回到 審核 中該審核訂單的頁面，在「審核狀態」區塊中按下「查看」> 點擊「通知驗收」進行驗收。

範例解說​

下方是「財務人員」收到「業務後勤人員 (您)」的修改申請。「財務人員」修改完畢後，按下「通知驗收」即可通知您驗收修改內容。

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當「財務人員」通知「業務後勤人員 (您)」驗收後，此時畫面上會有 3 處產生變化。

  1. 「待驗收項目」顯示需修改項目的數量提示從 0 變更為 1

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  1. 「審核狀態」顯示的需修改、待驗收、完成修改數量會更新

原先的圖示為「需修改的項目為 3」、「待驗收的項目為 0」、「完成修改的項目為 0」

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  1. 更新後的圖示為「需修改的項目為 2」、「待驗收的項目為 1」、「完成修改的項目為 0」

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2-3. 確認待驗收項目​

當「業務後勤人員」收到待驗收指示時:

  • 點擊審核狀態區塊中的「查看」來查看修改內容
  • 點擊「確認」後即可驗收訂單

此時審核狀態中的「待驗收項目 」會從 1 變成 0，「完成修改項目」會從 0 變成 1。

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步驟 3. 通過審核​

當需修改的項目都被改正/訂單內容無誤後，「財務人員」可按下「標記通過」來通過此筆訂單。

備註

若對帳單的內容仍有疑問，「財務人員」可按下「標記駁回」重新回到 步驟 1

如何修改角色的審核權力​

依據公司的對帳流程不同，在 OwlPay 上參與審核的角色也會有所不同，OwlPay 能讓您客製化設定不同的角色權力。

下方舉兩個案例說明。

使用案例 1 - 公司需與供應商進行對帳​

例如審核供應商的收據資料。此為 OwlPay 系統預設的審核情境，參與角色為:

  • 「公司」的所有角色
  • 「供應商」的擁有者

在 OwlPay 的對帳單審核畫面中，審核人顯示為 2 方 (公司、供應商)。

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使用案例 2 - 公司不需與供應商進行對帳​

例如已透過其他方式確認要支付給供應商的款項。參與角色為:「公司」的所有角色。

在 OwlPay 的對帳單審核畫面中，審核人顯示為 1 方 (公司)。

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若您需要調整角色權限，請聯繫奧丁丁客服 : owlpaysupport@owlting.com

備註

關於 OwlPay 系統的角色說明，請參考 OwlPay 角色種類與操作權限